Manuale Operativo

1. Introduzione e filosofia

TEDx Pesaro è un progetto culturale complesso che coinvolge decine di persone, centinaia di attività e mesi di coordinamento. Questo manuale nasce per trasformare tutta l'esperienza organizzativa accumulata in un metodo condiviso, chiaro e accessibile a chiunque entri a far parte del team.

L'obiettivo non è soltanto spiegare "come fare un evento", ma costruire una cultura organizzativa comune che permetta a ogni volontario di capire come funziona il progetto, quali sono le responsabilità di ogni area, come vengono prese le decisioni e come affrontare problemi e imprevisti.

Questo documento deve essere letto da tutti i membri del team, indipendentemente dal ruolo. Ogni persona che entra in TEDx Pesaro rappresenta il progetto e contribuisce direttamente alla qualità dell'esperienza finale.

Il manuale come documento vivo

Questo manuale è open source e appartiene al team. Ogni membro può contribuire al suo miglioramento attraverso suggerimenti, correzioni, nuove procedure e consigli pratici maturati durante il lavoro.

L'obiettivo non è creare soltanto un evento, ma costruire un metodo organizzativo forte, replicabile e sostenibile nel tempo. Per questo il manuale deve evolversi dopo ogni edizione.

Cos'è TEDx

TEDx è un evento organizzato indipendentemente sotto licenza TED, con l'obiettivo di diffondere idee che meritano di essere condivise — "Ideas Worth Spreading" — attraverso speech, performance, esperienze e connessioni.

TEDx Pesaro è alla sua quarta edizione e ambisce a diventare un riferimento culturale stabile per il territorio, capace di generare contenuti di valore internazionale grazie alla pubblicazione dei talk sul canale ufficiale TEDx Talks YouTube.

Valori fondamentali

• Autenticità — ogni scelta deve riflettere verità, non performance.
• Qualità — standard alti in ogni dettaglio, dalla comunicazione alla produzione.
• Profondità — idee che lasciano qualcosa, non intrattenimento superficiale.
• Credibilità — il brand TEDx va protetto con coerenza e rigore.
• Impatto — ogni azione deve contribuire a qualcosa di più grande dell'evento in sé.
• Inclusione — voci diverse, prospettive diverse, storie diverse.
• Innovazione — apertura a formati, linguaggi e approcci nuovi.

Cosa NON è TEDx

• Un palco pubblicitario o promozionale.
• Una conferenza commerciale.
• Un evento politico.
• Un evento motivazionale generico.
• Un luogo di autocelebrazione.

2. Visione e identità dell'evento

TEDx Pesaro non deve essere pensato soltanto come un evento locale. È un progetto culturale capace di generare contenuti utili per la società in senso ampio: ogni speech può potenzialmente raggiungere persone in qualsiasi parte del mondo e continuare a creare valore anche molti anni dopo l'evento.

Missione

La missione di TEDx Pesaro è creare un'esperienza culturale capace di diffondere idee di valore, generare riflessione, stimolare connessioni e contribuire alla crescita culturale del territorio. Uno degli obiettivi principali è produrre talk di alta qualità destinati alla pubblicazione sul canale ufficiale TEDx Talks YouTube, una piattaforma internazionale con milioni di spettatori.

Il tema dell'edizione

Ogni edizione si sviluppa attorno a un tema centrale: una parola, un concetto o una visione capace di racchiudere il messaggio generale e creare un filo conduttore tra gli speech, le esperienze e i contenuti. Un buon tema deve essere:

• Aperto all'interpretazione.
• Forte comunicativamente.
• Coerente con la filosofia TEDx.
• Capace di generare riflessione.
• Applicabile a più ambiti della conoscenza e dell'esperienza umana.

Obiettivi dell'evento

• Generare impatto culturale reale e duraturo sul territorio.
• Creare connessioni tra persone, idee e realtà differenti.
• Far crescere la community TEDx Pesaro edizione dopo edizione.
• Valorizzare speaker e contenuti di qualità, dando voce a chi non ha normalmente visibilità.
• Coinvolgere giovani, studenti e nuove generazioni.
• Aumentare la credibilità e il posizionamento del brand TEDx Pesaro.
• Produrre contenuti online capaci di vivere e crescere anche dopo l'evento.
• Costruire relazioni territoriali solide con aziende, istituzioni e partner.
• Migliorare continuamente l'esperienza organizzativa e umana del progetto.

3. Struttura organizzativa

3.1 Filosofia del team

TEDx Pesaro è costruito interamente grazie al contributo volontario delle persone che ne fanno parte. Tutti i membri del team, indipendentemente dal ruolo, condividono la volontà di creare qualcosa di utile per il territorio e per la diffusione delle idee.

Anche i responsabili delle varie aree sono volontari. La differenza tra i ruoli non rappresenta un valore personale differente, ma una diversa responsabilità organizzativa. I ruoli servono a distribuire correttamente il lavoro, evitare sovrapposizioni, velocizzare le decisioni e mantenere ordine operativo.

Ogni persona rappresenta TEDx Pesaro in ogni momento. Per questo motivo sono fondamentali:

• Rispetto reciproco e comunicazione chiara.
• Affidabilità — chi si impegna, mantiene l'impegno.
• Responsabilità — ogni persona gestisce il proprio ambito con autonomia e cura.
• Spirito costruttivo — i problemi si segnalano, non si ignorano.
• Collaborazione trasversale tra team.

3.2 Gerarchia e ruoli

TEDx Pesaro è organizzato attraverso una struttura suddivisa in aree operative.

Ogni persona deve sapere: a chi risponde, con chi collabora, quali decisioni può prendere autonomamente e quando deve coinvolgere un responsabile.

Organizer — Christian Carbonari | carbonari@tedxpesaro.it

L'Organizer è il licenziatario ufficiale dell'evento TEDx e il responsabile generale del progetto. Ha la supervisione completa e prende le decisioni strategiche principali. Tra le sue responsabilità: gestione licenza TEDx, supervisione generale, approvazione decisioni strategiche, relazioni istituzionali, rapporti con sponsor e partner, controllo qualità complessivo.

Project Manager — Marina Roselli

Il Project Manager coordina operativamente l'intero progetto. Ha il compito di trasformare la visione in attività concrete, organizzate e sostenibili. Coordina i manager di area, monitora le tempistiche e garantisce che i team lavorino in modo sincronizzato.

Event Manager — Antonino Di Gregorio

L'Event Manager è responsabile di tutto ciò che riguarda la gestione operativa dell'evento nel suo complesso: dalla preparazione della struttura fino allo smontaggio finale. Coordina i service tecnici (audio, video, luci), gestisce l'arrivo e l'accoglienza degli speaker e dei volontari, supervisiona i volontari di sala, coordina la sicurezza e garantisce che tutto ciò che accade all'interno della location funzioni correttamente.

Media Manager — Valerio Gioviani

Coordina la produzione audiovisiva dell'evento: videomaker, fotografia, reportage, post-produzione e contenuti promozionali. Garantisce qualità visiva, organizzazione operativa e coordinamento delle produzioni media.

3.3 Organigramma e responsabilità

Ogni manager di area è responsabile della propria squadra e risponde al Project Manager per tutto ciò che riguarda le attività operative. Le decisioni strategiche passano sempre dall'Organizer.

3.4 Team operativi

I team operativi sono i gruppi di lavoro che gestiscono le aree specifiche del progetto. Ogni team fa riferimento al proprio manager di area.

Social Media Team

Gestisce la comunicazione pubblica di TEDx Pesaro su tutti i canali digitali. Il team è composto da editor dedicati per ciascuna piattaforma: Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube. Il Social Media Team non si occupa solo di pubblicare contenuti: racconta il progetto, costruisce relazione con la community, valorizza speaker, partner e volontari, e documenta l'esperienza TEDx nel tempo.

Web Team

Gestisce il sito ufficiale di TEDx Pesaro: sviluppo tecnico (Webmaster), esperienza visiva (Web Designer) e aggiornamento contenuti. Garantisce che il sito sia sempre aggiornato, funzionante, chiaro e coerente con l'identità dell'evento, inclusa la gestione del sistema di ticketing online.

Media Team

Si occupa della produzione audiovisiva: riprese, fotografia, reportage, post-produzione e contenuti promozionali. Lavora in stretto coordinamento con il Project Manager per garantire che i contenuti visivi siano pronti nei tempi richiesti.

3.5 Sponsor e partner

Sponsor

Lo sponsor è un'azienda, un professionista o un'organizzazione che contribuisce economicamente al progetto in cambio di visibilità diretta o indiretta. I benefit concordati possono includere: presenza logo su materiali, visibilità online e offline, menzioni, spazi dedicati durante l'evento, contenuti comunicativi.

Partner

Il partner contribuisce mettendo a disposizione un prodotto, un servizio, una competenza o un supporto operativo. Si tratta di una collaborazione basata su scambio di valore. Esempi: fornitura catering, supporto tecnico, stampa materiali, ospitalità, service audio/video, trasporti, consulenze.

3.6 Associazione Spazio Rosso APS

TEDx Pesaro viene organizzato attraverso l'associazione Spazio Rosso APS, che rappresenta la struttura organizzativa, amministrativa, fiscale e legale che rende possibile la realizzazione del progetto.

Spazio Rosso APS si occupa di: gestione amministrativa, contratti, pagamenti, fatturazione, rapporti burocratici, gestione fiscale, coperture assicurative, supporto organizzativo e legale.

Tutti i volontari che collaborano attivamente devono essere iscritti all'associazione. L'iscrizione permette di partecipare ufficialmente alle attività, operare all'interno della struttura associativa ed essere coperti a livello assicurativo.

3.7 Elenco completo dei ruoli operativi

Questa sezione ha l'obiettivo di rendere chiaro a ciascun membro del team qual è il proprio ruolo, cosa ci si aspetta da lui o lei, e a chi fare riferimento.

4. Pianificazione e workflow

4.1 Come si lavora

TEDx deve essere gestito come un progetto professionale. Anche se molte persone lavorano come volontari, l'organizzazione deve mantenere standard alti e modalità operative chiare. La qualità finale dell'evento dipende dalla qualità dell'organizzazione interna.

Princìpi base:

• Rispettare le scadenze — un ritardo in un'area rallenta l'intera catena.
• Comunicare i problemi rapidamente — meglio segnalare subito che rimandare.
• Condividere le informazioni nei canali ufficiali, non solo nelle chat private.
• Documentare il lavoro fatto — la memoria del progetto è un patrimonio collettivo.
• Evitare l'improvvisazione — ogni attività ricorrente deve avere un processo.
• Lavorare in modo coordinato — ogni team deve conoscere lo stato degli altri.

4.2 Strumenti operativi

Il team TEDx Pesaro utilizza strumenti digitali per gestire task, comunicazioni e documenti. Gli strumenti ufficiali vanno definiti e comunicati a inizio progetto da parte del Project Manager.

Regole generali sugli strumenti:

• Ogni task deve avere un responsabile e una scadenza.
• Lo stato di avanzamento deve essere aggiornato regolarmente.
• I file definitivi vanno sempre archiviati nella cartella condivisa ufficiale.
• Le decisioni importanti vanno sempre confermate in forma scritta nel canale ufficiale.

4.3 Link e risorse: come contribuire

Di seguito i form attivi attraverso cui ogni membro del team può contribuire concretamente al progetto: condividere idee, proporre speaker, suggerire eventi o aiutare a costruire la visione dell'edizione. Compilarli è un atto di partecipazione attiva.

4.4 Flusso di lavoro

Ogni attività deve seguire un processo definito. Il flusso standard da rispettare è:

Stati di avanzamento consigliati per ogni task:

• Da fare
• In corso
• In revisione
• Approvato
• Completato
• Bloccato — con segnalazione immediata al responsabile di area

I contenuti destinati alla pubblicazione pubblica (social, sito, comunicati) devono sempre passare per una fase di revisione e approvazione prima di essere diffusi.

4.5 Timeline e milestone

L'organizzazione di TEDx si sviluppa nell'arco di molti mesi. Ogni attività è collegata alle altre: un ritardo nella selezione speaker può rallentare grafica, social, video, sito, sponsorizzazioni e produzione. Per questo è fondamentale costruire e rispettare una roadmap chiara.

5. Gestione speaker

Gli speaker rappresentano il cuore dell'evento. La qualità degli speech determina gran parte del valore percepito di TEDx, sia durante l'evento live sia nella vita dei video online dopo. Tutto il lavoro del team curation ruota attorno a una domanda centrale: questa idea merita di essere condivisa con il mondo?

5.1 Criteri di selezione

La selezione non deve basarsi sulla notorietà della persona, ma sulla forza dell'idea. I criteri fondamentali sono:

• L'idea deve essere originale, sorprendente o capace di aprire nuovi punti di vista.
• Lo speaker deve avere qualcosa di autentico da dire, non qualcosa da vendere.
• Il talk deve essere coerente con il tema dell'edizione e con i valori TEDx.
• Lo speaker deve essere disponibile a lavorare con il team curation nel percorso di sviluppo dello speech.
• Lo speaker deve essere concretamente raggiungibile e contattabile.

5.2 Come si scelgono gli speaker

La selezione degli speaker è uno dei momenti più delicati dell'intera organizzazione. Non si tratta semplicemente di trovare persone interessanti: si tratta di individuare voci capaci di lasciare un segno, di accendere qualcosa nelle persone che le ascoltano.

Nessuna auto-promozione

Il palco TEDx non è uno spazio pubblicitario, né personale né commerciale. Chiunque utilizzi il proprio talk per promuovere sé stesso, la propria azienda o i propri prodotti non è adatto al formato. L'idea deve sempre venire prima della persona.

Non serve essere famosi

Uno degli obiettivi più profondi di TEDx è dare voce a chi normalmente non ha i mezzi o la visibilità per farsi ascoltare. Chi ha qualcosa di straordinario da dire può essere uno sconosciuto: il formato TEDx esiste per amplificare la forza di un'idea, non la notorietà di chi la porta.

Deve accendere qualcosa

Lo speaker deve portare un'idea capace di illuminare, di trasmettere in chi lo ascolta — non solo lo vede — uno stimolo reale ad approfondire. Il test è semplice: quando escono dalla sala, o chiudono il computer, le persone devono avere quel momento di "wow, non lo sapevo". Quella scintilla è il vero obiettivo.

Naturalezza prima della tecnica

TEDx non è una gara di retorica. Lo speaker deve saper esprimere un concetto in modo valido e in poco tempo — i talk durano al massimo 18 minuti — ma non è necessario che sia un professionista della comunicazione. La naturalezza vale più della perfezione.

Criteri di composizione del gruppo

La selezione deve rispettare un equilibrio preciso: 6 speaker provenienti dal territorio locale e 2 da fuori; 4 uomini e 4 donne. Questa proporzione riflette i valori di inclusione e radicamento territoriale che sono alla base di TEDx Pesaro.

Deve essere raggiungibile

Non basta pensare "mi piace questa persona". Prima di inserire un nome nella lista dei candidati, è necessario verificare che sia concretamente contattabile e disponibile a partecipare. Una candidatura non raggiungibile non è una candidatura valida.

5.3 Percorso di coaching

Una volta selezionati, gli speaker vengono accompagnati in un percorso strutturato di sviluppo dello speech. Le fasi tipiche del percorso:

• Primo incontro conoscitivo — presentazione del formato, dei vincoli e delle aspettative.
• Sviluppo dell'idea centrale — individuazione del core message del talk.
• Strutturazione dello speech — apertura, sviluppo, chiusura, gestione del tempo.
• Sessioni di revisione — feedback continuo su contenuto, ritmo e chiarezza.
• Prove generali — almeno una prova sul palco prima del giorno evento.

5.4 Timeline speaker

La timeline degli speaker è strettamente intrecciata con quella della comunicazione e della produzione. Un ritardo nella conferma di uno speaker blocca grafica, social e promozione.

5.5 Materiali richiesti agli speaker

Il team curation è responsabile di raccogliere tutti i materiali necessari entro le scadenze concordate:

• Foto profilo ad alta risoluzione (almeno 1500px per lato, sfondo neutro).
• Qualifica professionale (max 50 caratteri).
• Bio breve (max 300 caratteri) e bio lunga (max 300 parole).
• Titolo definitivo del talk.
• Abstract del talk (max 150 parole) per comunicazione e sito.
• Video di presentazione / anteprima speech.
• Eventuali slide o supporti visivi in formato concordato.
• Liberatoria firmata per la pubblicazione del video su YouTube.

5.6 Archiviazione sul cloud

Il materiale ricevuto (foto, video, documentazione firmata, slide) va caricato dallo speaker curator sul cloud al seguente percorso:

Se la cartella non è ancora presente, lo speaker curator può crearla direttamente.

File XLS Materiale Speaker

Ciascun speaker curator è tenuto a compilare e mantenere aggiornato il file XLS Materiale Speaker, disponibile nella cartella:

5.7 Gestione hospitality degli speaker

Lo speaker curator è l'unico interlocutore dello speaker anche per l'hospitality: raccoglie le informazioni su pasti, trasporti e alloggio e le trasmette al reparto amministrativo, garantendo un canale di comunicazione unico e ordinato.

Trasporti e alloggio

Viaggio in treno e pernottamento sono riservati esclusivamente agli speaker non locali. Le soluzioni vengono selezionate e proposte dal team organizzativo. La scelta dell'hotel è a cura dell'organizzazione.

6. Comunicazione e marketing

La comunicazione non serve soltanto a vendere biglietti. Serve a costruire attesa, creare identità, raccontare il progetto nel tempo, valorizzare gli speaker, coinvolgere la community e dare credibilità all'evento. Una comunicazione debole indebolisce tutto il progetto, anche quando l'evento è ottimo.

6.1 Strategia comunicativa

La comunicazione di TEDx Pesaro si articola in quattro fasi principali:

• Fase di attivazione — annuncio dell'edizione, lancio del tema, costruzione attesa.
• Fase di rivelazione — presentazione speaker, apertura ticketing, crescita della community.
• Fase di countdown — contenuti di avvicinamento, sold-out, giorno evento.
• Fase post-evento — pubblicazione video, raccolta feedback, ringraziamenti, mantenimento community.

6.2 Identità visiva e branding

L'identità visiva è la prima cosa che il pubblico percepisce di TEDx Pesaro. Deve trasmettere qualità, ordine, riconoscibilità e coerenza in ogni punto di contatto: social, sito, stampa, materiali d'evento.

Il brand TEDx è regolamentato dalla licenza TED e deve essere rispettato con rigore. Le linee guida grafiche ufficiali (brand kit TEDx) sono disponibili nell'area licenziatari e devono essere seguite dal team grafico.

Principi chiave del branding:

• Coerenza tra tutti i canali e i materiali.
• Nessuna modifica non autorizzata al logo TEDx.
• Font, palette colori e stile fotografico devono essere consistenti per tutta l'edizione.
• Ogni materiale grafico deve essere approvato dal Project Manager prima della diffusione.

6.3 Canali social

6.4 Sito web

• Il Webmaster è responsabile della gestione tecnica e dell'aggiornamento dei contenuti.
• Il Web Designer cura l'esperienza utente e la coerenza grafica.
• Ogni aggiornamento rilevante al sito va coordinato con il Project Manager.
• Il sistema di ticketing online è gestito attraverso il sito e va testato con anticipo rispetto all'apertura delle vendite.

7. Sponsor e partnership

Gli sponsor e i partner non devono essere considerati soltanto come finanziatori o fornitori. Sono parte del progetto e contribuiscono concretamente alla sua realizzazione. La gestione dei rapporti deve essere professionale, ordinata e trasparente.

7.1 Differenze tra sponsor e partner

Sponsor: contribuisce economicamente in cambio di visibilità. Partner: contribuisce con prodotti, servizi o competenze in cambio di visibilità e riconoscimento. La distinzione va sempre chiarita nel contratto o nell'accordo scritto. Vedi Cap. 3.5 per la definizione completa.

7.2 Come si approccia uno sponsor

• Identificazione — costruire una lista di aziende, enti e professionisti potenzialmente interessati.
• Qualificazione — verificare che l'azienda sia compatibile con i valori TEDx.
• Primo contatto — presentazione sintetica del progetto, richiesta di un incontro.
• Presentazione proposta — invio del dossier sponsor con i pacchetti di visibilità disponibili.
• Negoziazione — definizione dei benefit e delle condizioni di collaborazione.
• Formalizzazione — accordo scritto o contratto firmato attraverso Spazio Rosso APS.

7.3 Gestione della relazione

• Aggiornamenti periodici sullo stato dell'evento e sulla comunicazione.
• Rispetto puntuale di tutti i benefit concordati (logo, menzioni, spazi, inviti).
• Invito all'evento con accredito dedicato.
• Report post-evento con i dati di visibilità ottenuta.
• Ringraziamento formale e proposta di continuità per l'edizione successiva.

8. Produzione evento

La produzione è l'insieme di tutte le attività tecniche e operative che permettono all'evento di funzionare. L'obiettivo è far sembrare tutto naturale e fluido, anche quando dietro il palco stanno accadendo decine di attività contemporaneamente.

Aree di responsabilità principali:

• Location — ricerca, contratto, sopralluogo, allestimento, smontaggio.
• Audio e video — service tecnico, microfoni, regia, riprese live.
• Regia di palco — scaletta, timing, cue sheet, coordinamento con speaker e presentatore.
• Accrediti e ingressi — gestione liste, materiali di accredito, controllo accessi.
• Backstage — area speaker, segnaletica interna, coordinamento volontari tecnici.
• Logistica — trasporti, allestimento, catering, materiali.

8.1 Produzione fotografica e video — evento principale

La produzione fotografica e video rappresenta una componente fondamentale della documentazione e della comunicazione del progetto. Le immagini e i contenuti audiovisivi prodotti durante l'evento sono sia uno strumento di comunicazione immediata sia un patrimonio storico.

8.1.1 Team fotografico

Il team fotografico viene composto dal Media Manager durante l'anno in base alle disponibilità, alle competenze tecniche e alle attrezzature disponibili. La composizione può variare da un'edizione all'altra.

8.1.2 Briefing operativo

Il giorno dell'evento viene effettuato un briefing operativo con tutti i fotografi e i videomaker presenti. Durante il briefing vengono illustrate: le caratteristiche della location, le aree accessibili, le zone da evitare per non interferire con le riprese ufficiali, le modalità di movimento durante gli speech, le priorità fotografiche definite dal Media Manager.

8.1.3 Tipologie di contenuti richiesti

• Speaker sul palco (figura intera e mezzo busto).
• Dettagli e momenti significativi degli speech.
• Sponsor e partner.
• Pubblico e partecipazione della platea.
• Panoramiche della sala e fotografie dall'alto.
• Backstage e networking.
• Volontari e team organizzativo.
• Hospitality e momenti informali.
• Allestimenti, scenografia e materiali di comunicazione.

8.1.4 Post-produzione fotografica

Sono consentiti interventi di crop, raddrizzamento, esposizione, luci e ombre, contrasto, bilanciamento del colore, nitidezza e riduzione del rumore digitale. Non sono consentiti: bianco e nero, seppia, filtri creativi, color grading non realistico.

8.1.5 Specifiche tecniche di esportazione

• Formato: JPG — Spazio colore: sRGB — Non ridimensionare.
• Risoluzione: 300 DPI — Peso file: originale.

8.1.6 Nomenclatura dei file

Es: Speaker_Auditorium_Scavolini_TEDxPesaro_22032026_Valerio_Gioviani_01.jpg

8.1.7 Elementi vietati nelle immagini consegnate

Le immagini consegnate non devono contenere: watermark, firme, loghi personali, cornici o bordi grafici.

8.1.8 Archiviazione e consegna

Le fotografie selezionate vengono consegnate al Media Manager tramite SwissTransfer o altro sistema concordato, nel minor tempo possibile dopo l'evento. Il Media Manager provvede a verificare la conformità dei materiali e caricarli nel cloud ufficiale (spaziorossoaps.cloud).

8.2 Produzione fotografica e video — eventi collaterali

Per gli eventi TEDx Adventures e gli eventi collaterali non viene costituito un team media strutturato. La copertura viene affidata a fotografi o videomaker volontari selezionati dal Media Manager o dall'Organizer in base alle disponibilità. Le stesse specifiche tecniche del Cap. 8.1 si applicano anche agli eventi collaterali.

8.3 Produzione video

Evento principale — partner tecnico esterno

La produzione video ufficiale del TEDx Pesaro è affidata a un partner tecnico esterno specializzato in produzioni TEDx multicamera. L'allestimento avviene il giorno precedente all'evento. Il partner opera in coordinamento con Organizer, Media Manager ed Event Manager.

Contenuti ufficiali prodotti: registrazione integrale multicamera, versione montata dell'evento completo, singoli speech non montati, TEDx Talks montati e pronti per la pubblicazione, contenuti extra concordati.

Pubblicazione TEDx Talks

I talk vengono caricati su YouTube secondo le linee guida TEDx internazionali. L'approvazione finale segue il processo ufficiale TED.

9. Volontari

I volontari sono una parte fondamentale dell'esperienza TEDx. Molto spesso il pubblico ricorda l'accoglienza, l'energia e l'organizzazione più dei singoli dettagli tecnici. Ogni volontario rappresenta TEDx e contribuisce direttamente all'immagine dell'evento.

Tutti i volontari devono essere iscritti all'associazione Spazio Rosso APS prima di prendere servizio (vedi Cap. 3.6).

Reclutamento e selezione

• Apertura candidature con form online almeno 8 settimane prima dell'evento.
• Valutazione delle candidature in base alla disponibilità, ai ruoli richiesti e all'esperienza.
• Conferma via email con indicazione del ruolo assegnato e delle istruzioni.

Ruoli operativi principali

• Accoglienza e accrediti — gestione degli ingressi, check-in pubblico.
• Accompagnamento speaker — supporto dedicato agli speaker durante l'evento.
• Assistenza sala — gestione del pubblico, indicazioni, supporto.
• Backstage — supporto tecnico e logistico dietro le quinte.
• Documentazione — fotografia e riprese durante l'evento.
• Hospitality — accoglienza partner, sponsor e ospiti speciali.

Briefing e formazione

• Briefing generale almeno una settimana prima dell'evento (in presenza o online).
• Distribuzione dei turni e delle responsabilità individuali.
• Briefing operativo il giorno stesso, almeno 2 ore prima dell'apertura al pubblico.
• Referente diretto per ogni gruppo di volontari durante l'evento.

10. Budget e amministrazione

Anche se TEDx è un progetto culturale e volontaristico, deve essere gestito con attenzione economica. Tutta la gestione economica passa attraverso Spazio Rosso APS. Nessun impegno di spesa può essere assunto senza autorizzazione dell'Organizer.

Categorie di spesa principali

• Location — affitto spazi, coperture assicurative.
• Produzione tecnica — service audio/video, luci, regia.
• Comunicazione — grafica, stampa materiali, eventuale advertising.
• Speaker — rimborsi viaggio e ospitalità per speaker da fuori.
• Hospitality — catering, welcome kit, materiali d'accoglienza.
• Volontari — materiali, kit, eventuali rimborsi.
• Amministrazione — costi associativi, assicurazioni, licenze.

Procedure amministrative

• Ogni spesa deve essere preventivata e approvata prima dell'impegno.
• Tutte le fatture e le ricevute vanno raccolte e consegnate a Spazio Rosso APS.
• Il budget complessivo viene approvato dall'Organizer all'avvio di ogni edizione.
• Un report economico finale viene prodotto dopo ogni edizione.

11. Giorno dell'evento e gestione crisi

Il giorno dell'evento è il risultato di mesi di lavoro. La chiave è la coordinazione: ogni team sa cosa fare, chi è il proprio referente e come comunicare rapidamente.

Scaletta operativa tipo

• H-3h — Accesso location, allestimento, test tecnici audio/video.
• H-2h — Briefing completo con tutti i volontari e i responsabili di area.
• H-1h — Accoglienza speaker, prove di palco finali, verifica accrediti.
• H-30min — Apertura accrediti pubblico.
• H0 — Inizio evento.
• Durante evento — regia di palco, supporto speaker, gestione sala, documentazione.
• Fine evento — saluti, raccolta feedback pubblico, smontaggio coordinato.

Gestione crisi

Ogni evento ha imprevisti. La differenza non la fa l'assenza di problemi, ma la capacità del team di reagire rapidamente e con lucidità. Principi base:

• Segnalare subito — qualsiasi problema va comunicato immediatamente al responsabile.
• Non improvvisare da soli — le decisioni critiche si prendono insieme al Project Manager o all'Organizer.
• Mantenere la calma verso il pubblico — il pubblico non deve percepire il problema.
• Documentare — ogni problema rilevante va annotato per il report finale.

Tipologie di crisi più frequenti:

• Speaker assente o in ritardo — piano B concordato in anticipo.
• Problemi tecnici audio/video — il service deve avere sempre attrezzatura di backup.
• Problemi con la location — contatto diretto con il referente della struttura.
• Emergenze mediche — seguire le procedure di sicurezza della location.

12. Post-evento

TEDx non finisce quando si spengono le luci del palco. La fase post-evento è fondamentale per mantenere viva la community, valorizzare il lavoro svolto e costruire una base solida per l'edizione successiva.

• Pubblicazione dei video dei talk sul canale YouTube ufficiale TEDx Talks.
• Post-produzione dei contenuti fotografici e video per i canali social.
• Comunicazione post-evento: ringraziamenti pubblici a speaker, sponsor, partner, volontari.
• Raccolta sistematica dei feedback dal pubblico (form online o questionario cartaceo).
• Report finale: dati sull'evento (presenze, reach social, copertura media, feedback).
• Archiviazione completa di tutti i materiali dell'edizione (vedi Cap. 13).
• Incontro di debriefing interno con tutto il team entro 2 settimane dall'evento.
• Aggiornamento di questo manuale con le lezioni apprese.

13. Cultura interna e archivio storico

Cultura interna

La qualità di TEDx dipende anche dalla qualità umana del team. Una buona organizzazione non si basa soltanto sulle competenze tecniche, ma anche su fiducia, responsabilità, rispetto, trasparenza e spirito collaborativo. Questi non sono valori astratti: si traducono in comportamenti concreti quotidiani.

• Rispettare le scadenze è una forma di rispetto verso il lavoro degli altri.
• Comunicare i problemi tempestivamente è un atto di professionalità, non di debolezza.
• Condividere le informazioni nei canali ufficiali protegge il team dall'entropia organizzativa.
• Portare soluzioni, non solo problemi.
• Trattare ogni collaboratore con rispetto, indipendentemente dal ruolo.

Errori da evitare

• Iniziare troppo tardi — la licenza TEDx richiede mesi di preparazione.
• Centralizzare tutto su una persona — crea colli di bottiglia e rischi operativi.
• Mancanza di comunicazione scritta — le decisioni verbali non lasciano traccia.
• Assenza di procedure documentate — ogni edizione riparte da zero.
• Troppe decisioni impulsive — le urgenze percepite spesso non lo sono davvero.
• Scarsa pianificazione delle scadenze — senza milestone, tutto si accumula sull'ultimo mese.
• Non raccogliere feedback — si perde la possibilità di migliorare.

Archivio storico

L'archivio storico è uno dei patrimoni più importanti di TEDx Pesaro. L'archivio deve contenere, per ogni edizione:

• Lista completa degli speaker con bio, titolo del talk e link al video.
• Dati quantitativi: presenze, biglietti venduti, reach social, visualizzazioni video.
• Report finale dell'edizione.
• Tutti i materiali grafici (in alta risoluzione e in formato editabile).
• Foto e video ufficiali dell'evento.
• Contratti e accordi con sponsor e partner (in Spazio Rosso APS).
• Lezioni apprese e aggiornamenti al manuale.

14. Checklist operative

Le checklist sono strumenti operativi, non burocratici. Servono a ridurre gli errori, le dimenticanze e le criticità dell'ultimo minuto. Vanno compilate, aggiornate e archiviate dopo ogni edizione.

14.1 Checklist pre-evento

Comunicazione e marketing

• Piano editoriale approvato e attivo.
• Grafica evento completata e approvata.
• Materiali stampa ordinati e consegnati.
• Sito aggiornato con informazioni evento, speaker e ticketing.
• Campagna social pre-evento pianificata e programmata.

Speaker

• Tutti gli speaker confermati e contrattualizzati.
• Materiali speaker ricevuti (foto, bio, abstract, liberatoria).
• Percorso di coaching completato per ogni speaker.
• Prove generali effettuate.
• Logistica speaker (viaggio, hotel, accoglienza) organizzata.

Produzione e logistica

• Location confermata e sopralluogo effettuato.
• Service audio/video confermato con contratto.
• Scaletta definitiva dell'evento approvata.
• Piano di accrediti e gestione ingressi definito.
• Catering e hospitality confermati.
• Materiali d'evento prodotti (badge, segnaletica, kit).

Team e volontari

• Tutti i ruoli coperti.
• Briefing volontari effettuato.
• Turni e responsabilità assegnati e comunicati.
• Referenti di area disponibili e raggiungibili il giorno evento.

Sponsor e partner

• Tutti gli accordi formalizzati per iscritto.
• Tutti i benefit concordati pronti (loghi, spazi, materiali).
• Inviti e accrediti sponsor inviati.

14.2 Checklist giorno evento

• H-3h: location aperta, allestimento in corso, test tecnici audio/video iniziati.
• H-2h: briefing completo con tutto il team e i volontari.
• H-1h: accoglienza speaker, verifica scaletta, controllo accrediti.
• H-30min: apertura registrazione pubblico.
• H0: inizio evento — regia confermata, sala pronta, team in posizione.
• Durante: monitoraggio timing, supporto speaker, gestione eventuali imprevisti.
• Fine evento: ringraziamenti dal palco, raccolta feedback pubblico, smontaggio coordinato.
• Post-evento immediato: briefing rapido con i responsabili di area, segnalazione criticità emerse.

14.3 Checklist post-evento

• Materiali smontati e location riconsegnata.
• Ringraziamenti inviati a speaker, sponsor, partner, volontari.
• Post sui social con highlights e ringraziamenti pubblicati.
• Form di feedback inviato al pubblico.
• Materiali fotografici e video raccolti e archiviati.
• Video talk consegnati al team per post-produzione.
• Video pubblicati su YouTube secondo le linee guida TEDx.
• Report finale redatto e condiviso con l'Organizer.
• Debriefing interno effettuato.
• Manuale aggiornato con le lezioni dell'edizione.
• Archivio storico dell'edizione completato.